業務の中にミス、ロス、ムダの多い状況がありませんか？ 業務革新というと
大変そうなイメージがありますが、まずは業務フローを見直すことで会社全体
のことが見えてきますので、まずはこれに焦点をあててみましょう。
どんな会社でもいろいろな業務のやり方には、その会社なりのルールがありま
す。ルールと言っても会社がきちんと決めている場合や、個人のやり方でやっ
ていることもありますので、まずは会社内で何が決まっているのか、それらの
やり方は効率よく成果の出せるやり方なのかを見極めることの重要です。
営業であれば、お客様発見、集客、商品説明、次回アポイントの取り方、商談
の進め方などなど、仕組みがないところほど個人プレー色が強く残っているの
ではないでしょうか？ 設計であれば、敷地・環境調査のやり方、図面の書き
方、ヒアリングの内容や仕方などからプレゼンの仕方など、多彩な業務がルー
ル化されているでしょうか？ 工事であれば、品質管理や検査の仕方、お客様
立会い説明時の内容、現場へ行くタイミングから何を見るかまで、何となく現
場へ行って安心しているという状態になってはいないでしょうか？
これらの業務を全て洗い出し、全体の流れと各職種ごとに何をするかをフロー
にまとめたものが「業務フロー」となります。業務の内容とともにそのやり方
をルール化する仕組み、例えば「品質検査システム」というような仕組みの名
前があり、その内容に必要なツールまで出てきます。これらを整理していくと、
本来はものすごく長いフローになってくるのですが、一度整理してみることを
お勧めいたします。
これらを整理していくと、誰が何を行っているのか、どこに問題があるのか、
いろいろなことが見えてきます。今まで気づいていなかったことに気づくこと
もあります。そして、どこで何をするのかが分かってくると、各職の連携が良
くなったり、無駄な時間が減ったり、新人さんでも仕事の内容が明確になるな
ど、結果的には業務革新につながるのです。
是非、出来るところから取り組んでみてください。
